In het kort
- Urenstaten worden ten minste maandelijks gedateerd en getekend, door de medewerker en de leidinggevende (artikel 20).
- Personeelskosten worden gedeclareerd in dagequivalenten; het dagtarief is de jaarlijkse personeelskosten ÷ 215.
- Uren worden omgerekend volgens één methode, consequent, één keer per periode afgerond op de halve dag.
- Niemand mag boven 215 dagequivalenten per jaar komen, geteld over al zijn EU-subsidies.
- Bewaar de staten jaren na de betaling van het saldo — vijf onder de algemene overeenkomst.
1Maandelijks gedateerd en getekend, door twee mensen
De overeenkomst schrijft geen vorm voor een urenstaat voor. Ze schrijft voor wie tekent en hoe vaak.
“dated and signed at least monthly by the person working for the action and their supervisor”
Annotated Grant Agreement, EU Funding Programmes 2021–2027, v2.0 (1 April 2025)
Twee gevolgen. Ten eerste: een staat die alleen door de leidinggevende is getekend — de gebruikelijke “goedkeuring” in een urenregistratietool — is een halve staat. Ten tweede: “ten minste maandelijks” is een deadline. Een urenstaat die aan het eind van de rapportageperiode voor alle maanden tegelijk wordt getekend, is naar de maatstaf van de overeenkomst te laat, wat er ook op staat.
Deze regel staat in het algemene deel van de overeenkomst en geldt dus voor elk programma dat erop is gebouwd: Horizon Europe, de Joint Undertakings, LIFE, Digital Europe en de rest. Het is geen eigenaardigheid van CINEA, al komen LIFE-begunstigden haar daar vaak het eerst tegen.
2Dagequivalenten, geen uren
Personeelskosten onder de overeenkomsten 2021–2027 worden per dag gedeclareerd, niet per uur.
“The daily rate must be calculated as: {annual personnel costs for the person divided by 215}”
Annotated Grant Agreement, EU Funding Programmes 2021–2027, v2.0 (1 April 2025)
“day-equivalents worked on the action (rounded up or down to the nearest half-day)”
Annotated Grant Agreement, EU Funding Programmes 2021–2027, v2.0 (1 April 2025)
Mensen mogen nog steeds uren registreren — de meesten doen dat — en de overeenkomst staat toe de uren per rapportageperiode om te rekenen naar dagequivalenten volgens een van drie methoden, consequent toegepast: acht uur is een dag; de contractuele uren per dag van de persoon; of de gebruikelijke norm van de organisatie. De afronding op de halve dag gebeurt één keer, over het totaal van de periode.
De methode met 1 720 uur en een uurtarief hoort bij de overeenkomsten 2014–2020. Is een subsidie onder Horizon 2020 getekend, dan gelden andere regels dan alles op deze pagina.
3Het plafond van 215 dagen
“the total number of day-equivalents declared in EU grants, for a person for a year, cannot be higher than 215”
Annotated Grant Agreement, EU Funding Programmes 2021–2027, v2.0 (1 April 2025)
Het plafond geldt per persoon en over subsidies heen. Iemand op drie Horizon Europe-subsidies kan binnen het budget van elke subsidie zitten en in totaal boven de 215. Het is naar rato: bij deeltijd of een gedeeltelijk jaar is het maximum de maanden maal de werktijdfactor maal 215 ÷ 12, één keer afgerond op de halve dag. Het voorbeeld in de overeenkomst zelf telt 53,75 voor een kwart jaar op bij 215 voor een vol jaar en komt op 269.
4Wat te bewaren, en hoe lang
De urenstaat moet een auditor in staat stellen een gedeclareerd dagequivalent te herleiden tot een persoon, een dag en een werkpakket op deze actie, en het dagtarief tot de personeelskosten in de boekhouding. Bewaar de getekende staten, de looncijfers achter het tarief, en het bewijs van de werktijd achter een plafond naar rato.
De overeenkomst stelt de bewaartermijn in artikel 20: records moeten een aantal jaren na de betaling van het saldo worden bewaard — vijf onder de algemene overeenkomst. Controleer de Data Sheet van uw eigen overeenkomst voor het cijfer dat geldt.
5In de praktijk
Een weekrooster dat mensen echt invullen, een maand die door de medewerker wordt getekend zodra die voorbij is en door de leidinggevende wordt goedgekeurd, een vergrendeling die de cijfers bevriest, en correcties die het origineel bewaren: dat is de vorm die Beneficia aan urenstaten geeft, en het is de vorm die artikel 20 beschrijft. Een spreadsheet kan dezelfde woorden dragen — ons gratis template heeft ze — maar kan niet voorkomen dat een cijfer na de handtekening verandert, of de dagen tellen tegen 215 over subsidies heen.